Come conservi il contenuto della tua Posta Elettronica Certificata?
Il contenuto della PEC va conservato a norma, pena l’invalidità giuridica del documento in caso di eventuale contenzioso.
Il Codice Civile agli artt. 2214 e 2220 prevede l’obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale per 10 anni , ivi compresa la posta elettronica e quella certificata.
La maggior parte dei gestori di PEC Posta Elettronica Certificata (InfoCert, Aruba, Namirial, Poste etc), offrono certificati di validità triennale: ciò vuol dire che dopo 30 mesi i messaggi PEC, se pur tenuti nella web mail, non sono sottoposti a processo di consolidamento probatorio, perdendo opponibilità rispetto ai terzi.
Il consolidamento probatorio si concretizza nel conservare i messaggi PEC con le caratteristiche di inalterabilità ed immodificabilità legalmente previste, garantite da specifici software e dall’attivazione di opportune procedure (conservazione digitale, effettuata secondo ll DPCM 03 dicembre 2013 pubblicato in data 12 marzo 2014).
Procedere a una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata (obbligatoria per i documenti digitale, quali sono i messaggi PEC) diventa ancor più essenziale se si pensa che il certificatore è obbligato unicamente a tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC per 30 mesi. In questo periodo il certificatore deve mantenere, per legge, solo i “log” che costituiscono la traccia ma non il contenuto del messaggio. Se una controversia dovesse vertere sul contenuto del messaggio, i log del gestore NON costituirebbero una prova opponibile a terzi.
TEL&CO propone la PEC LegalMail che prevede l’integrazione con il servizio LegalDoc per la gestione del sistema di conservazione.
L’integrazione di Legalmail con il sistema di conservazione LegalDoc è disponibile direttamente dalla webmail di Legalmail, e consente all’utente di decidere autonomamente di inviare in conservazione tutti i messaggi (in entrata e/o in uscita), oppure di sceglierne solo alcune tipologie.
I messaggi (con gli eventuali allegati) inviati in conservazione vengono ricevuti negli Internet Data Center di InfoCert e conservati a norma di legge, attraverso il servizio LegalDoc, come documenti di tipo eml, per tutta la durata del contratto Legalmail.
La conservazione dei documenti eml è effettuata mediante memorizzazione su supporti non riscrivibili e termina con l’apposizione, sul singolo documento, della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo.
La ricerca di un messaggio conservato viene effettuata dalla webmail attraverso molteplici parametri di selezione (range date, mittente, oggetto, ecc.); la visualizzazione del messaggio conservato (esibizione a norma) avviene richiamando, in modo trasparente per l’utente, il documento eml direttamente dall’archivio LegalDoc, con garanzia della sua opponibilità a terzi.
Ecco lo schema di funzionamento di LegalDoc integrato in Legalmail.
