MailStore: suggerimenti per l’archiviazione
Avete mai pensato a quanto tempo perdiamo cercando una mail specifica all’interno della nostra casella di posta elettronica aziendale? E se esistesse un modo per rendere tutto questo più veloce? MailStore Server è un programma software che può portare molti benefici all’azienda e agli utenti, per esempio facilitando il ritrovamento del messaggio e dei suoi allegati.
Ma andiamo con ordine: Microsoft Outlook è probabilmente il client di mail più usato nelle aziende, chi lo utilizza organizza la propria posta in sottocartelle sulla base di un criterio intuitivo, ma soggettivo. E se questa non fosse la soluzione migliore?
PERCHÉ ARCHIVIARE CON CRITERIO LE MAIL?
Elaborare un buon metodo d’archiviazione delle mail richiede pazienza e impegno, non basta spostare i messaggi in determinate cartelle; queste devono avere un filo logico, per esempio classificarle in base all’argomento trattato può essere una buona soluzione.
Può capitare che non trovando la mail desiderata, sia necessaria una ricerca nell’intera casella tramite una parola chiave e questo comporta ad una grossa perdita di tempo; in altri casi, il grande numero di cartelle può rallentare Outlook.
“Prima di tutto occorre esaminare le due modalità di archiviazione della posta elettronica. Esistono due strategie di archiviazione che possono essere implementate dalle Aziende quando si utilizza MailStore Server: archiviazione via journaling e archiviazione delle cassette postali. Uno dei motivi per cui gli amministratori IT spesso scelgono di utilizzare l’archiviazione delle cassette postali è perché i loro utenti possono orientarsi meglio all’interno dell’archivio delle email che mantiene la struttura delle cartelle impostata nel client. Ma la struttura delle cartelle negli archivi diventa più complessa via via che cresce la casella di posta di Outlook. Quando le cartelle vengono cancellate nella Posta in Arrivo, saranno infatti ancora presenti nell’archivio. Di conseguenza, l’albero delle cartelle nell’archivio MailStore continua a crescere. Siccome che l’esperienza ha dimostrato che gli utenti utilizzano maggiormente la funzionalità di ricerca libera a testo integrale di MailStore per cercare e-mail e tutti i tipi di allegati, alla fine, la struttura delle cartelle diventa spesso inutile per trovare un’e-mail.”
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Fonte dei contenuti: MailStoreserver – traduzione a cura di Naonis
